Document Assembly

Aufgabe

Die Erstellung von Standardverträgen durch die Rechtsabteilung des Kunden erforderte viel manuellen Aufwand. So wurde von den internen Mandanten ein Fragebogen ausgefüllt, auf dessen Basis dann Rechtsanwaltsgehilfen Verträge erstellten. Die Kommunikation, auch im Rahmen der folgenden Genehmigung erfolgte durch E-Mails, wobei Empfänger und Mailtexte jedes Mal von Hand zusammengestellt wurden. Auch der Austausch der Vertragsdokumente erfolgte per Mail, was zu Problemen führen kann, da die aktuellste Version schwer bestimmbar ist.
Dokumentenzusammenstellung

Lösung

Anforderungen im Projekt:

Bereitstellung einer SharePoint-Anwendung zur Finalisierung und Genehmigung von Standardverträgen, welche sowohl die formulargestützte Erstellung als auch den gesamten Genehmigungsprozess technisch unterstützt. Es gibt für die verschiedenen beteiligten Rollen spezielle Ansichten, die nur die notwendigen Informationen anzeigen (z.B. “Meine Verträge”, “Meine Aufgaben”, “Neue Verträge”).

Unsere Aufgaben im Projekt:

  • Anforderungserfassung
  • Projektplanung
  • Erstellung von Prototypen
  • Umsetzung und Deployment
  • Tests
  • Dokumentation und Übergabe

Ergebnis

Erstellung von Vertragsvorlagen inkl. Formular-Wizards mit ActiveDocs Opus. Dies ermöglicht die Erstellung eines Vertragsentwurfs als Word-Dokument auf Basis der Antworten des Wizards. Die Dokumente werden im Dokumentenmappen in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert. Basierend auf den Metadaten wird ein Genehmigungsworkflow (basierend auf Nintex Workflow) gestartet. Prozessbeteiligten werden jeweils Aufgaben zugewiesen. Soweit möglich überprüft das System die Eingaben und weist bei fehlerhaften oder fehlenden Informationen die Aufgabe zurück.

Mehrwert

Aufwände für manuelle administrative Tätigkeiten konnten stark reduziert werden. Der Prozess ist transparent für alle Beteiligten. Durch zentrale Ablage der Dokumente im SharePoint wird sichergestellt, dass immer die aktuellste Version zur Verfügung steht.

Werkzeuge

  • SharePoint
  • Farm Solution
  • Document Sets
  • Event Handler
  • Individuelle Web Parts,
  • JavaScript Erweiterungen
  • Nintex Workflows

Feedback

Auszeichnung der IT-Sparte des Kunden mit dem Gold Award in der Kategorie “Qualität”.