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mtc All Hands Day 2020

Am Mittwoch haben wir einen All Hands Day veranstaltet. Knapp fünzig Mitarbeiter kommen eigentlich jeden Monat zusammen und treffen sich unserer Lounge zum mtc All Hands Meeting. Zum ersten Mal wollten wir in diesem Monat einen ganzen Tag zusammen kommen und in einem World Cafe gemeinsam an unserem Mitarbeiterleitfaden arbeiten.

Aber mit den Nachrichten und der Verunsicherung aufgrund der Corona/Covid-19, wollten wir erstens kein Risiko eingehen und zweitens steckt in jede Krise immer auch eine Chance, sich zu hinterfragen und zu verändern.

Wir entschieden kurzfristig, das Format zu ändern und es in das grade erst erst eingeführte Microsoft Teams zu verlagern. Wir kündigten klassisch über Mail und einen Termin im o365 Outlook an, legten einen eigenes mtc All Hands Team an und dazu zwölf Kanäle für je zwölf erkenntnisleitende Fragen.

Wir hofften darauf, dass dadurch auch so etwas wie ein World Cafe entsteht. Zwölf Tische hatte unser Cafe, an denen maximal sechs Stühle standen, zum hinsetzen, sich unterhalten und gemeinsam über eine Frage diskutieren und ein paar Notizzettel zum Niederschreiben der Gedanken.

Arne, der Mitgründer, stellte in einer ersten 20-minütigen Besprechung ein paar News und die Idee und Ablauf für den Tag vor. Am vorherigen Nachmittag hatten sich die Teamleiter und Senioren verabredet, wer von ihnen an welchem der zwölf Tische sitzen wird, um als Ansprechpartner und Moderator zu dienen.

Das Konzept ging auf! In der ersten Session mit fünfzig Minuten verteilten sich die 48 Mitarbeiter auf die 12 Tische und begannen über die vorbereiteten Fragen zu sprechen und sich austauschen. Danach 10 Minuten Pause für Tischwechsel, einmal Ausschütteln, zur Toilette gehen und auf in die zweite Session. Danach längere Mittagspause und am Nachmittag noch einmal zwei Sessions. Das wurde sehr intensiv.

Am Nachmittag merkte man, wie sehr das gemeinsame Arbeiten per Stimme und Chat und am Antwortdokument anstrengen kann, wir waren ja nun schon fast 5 Stunden in gemeinsamen Besprechungen mit immer unterschiedlichen Menschen.

Halb vier am Nachmittag dann der Abschlusscall. Dort haben die 12 Moderatoren kurz jeweils für 2 Minuten ihre Eindrücke allen geschildert, spontan ohne viel Zeit zur Zusammenfassung oder Aufbereitung.

In allen zwölf Themen sind tolle Ergebnisse entstanden, die die Weiterentwicklung unseres Miteinanders stark prägen werden. Wir haben uns gemeinsam über Kommunikation, Empfehlungen, Soziales Engagement aber auch über Diskriminierung, Überlast oder Meckerei unterhalten.

Wir haben dabei nicht nur wertvolle Erkenntnisse aufgeschrieben, sondern uns vor allem miteinander unterhalten. Arne sagte: “Ich habe mit so vielen Kollegen gesprochen und verbunden, mit denen ich seit langem sehr wenig Kontakt hatte. Bin richtig begeistert von dem Format.”

Die Ergebnisse des Tages werden nun in den Mitarbeiterleitfaden von mtc integriert, in kleinen Teams können sich an den Themen Interessierte weiter darüber austauschen.

Das nächste All Hands bei mtc wird in einem Mischformat stattfinden, wurde schon beschlossen. Erst einen halbe Stunde ein Stream von einem Live Meeting in der Lounge, danach 2 Sessions wieder in Teams zu anderen Fragen!

Microsoft Teams AllHands Meeting Online Meeting Besprechung Call

So hat das Nachdenken über den Sinn von großen Präsenzmeetings durch eine mögliche Pandemie dazu geführt, dass wir ein lange überfälliges Update unserer Meetingkultur in nur wenigen Tagen geschafft haben und alle unsere Kompetenzen beim effektiven Zusammenarbeiten erweitern konnten.

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